Et si on parlait productivité ?

C’est le titre de la conférence que j’ai donné lors de la KiwiParty 2015. Le screencast n’ayant pas fonctionné, je vous propose ici un résumé de ma présentation, avec quelques ajouts.

L’objectif de cette dernière était de revenir sur certains “mythes” de la productivité qui ont la vie dure, et d’amener le public à remettre en question son quotidien. Je souhaitais également partager des astuces qui marchent pour moi.

Faire de grosses journées, c’est être productif

On a tous déjà fait des journées marathons, en courant partout de 9h à 20h voire plus… Un rendez-vous client dès 9h, suivi d’une réunion d’équipe pour faire un point sur les projets en cours. On prend le repas sur le pouce, voire on ne mange pas, et on enchaîne par la production d’une maquette ou deux, avant de filer en réunion skype avec un client. Et on finit la journée en beauté en allant networker à l’ApéroWeb du coin… Le tout en checkant frénétiquement mails et réseaux sociaux.

Ce type de journée vous parle ?

Si on regarde bien, le seul moment où on a vraiment produit quelque chose dans cette journée, c’est pendant les quelques heures passées à produire des maquettes. Et oui, ce n’est pas parce que la journée est bien remplie qu’elle est forcément productive !

On a tendance à croire qu’une semaine de 40h c’est 40h de productivité, mais au final on est loin du compte.

Il faut réussir à prioriser, à produire le maximum tout en investissant le moins de temps possible, et surtout à limiter les temps où l’on ne produit pas.

Il faut être disponible tout le temps, pour tout le monde

Dans cette longue journée type, il y a énormément de temps d’interaction avec autrui, que ce soit physique ou numérique.

Ces interactions polluent la productivité.

Les pires sont les micro-interactions numériques: garder sa boite mail ouverte par exemple, ou ses réseaux sociaux, c’est s’exposer à une multitude de micro-interactions qui nous sortent de ce que l’on est vraiment censé faire, et nous empêche d’être dans le flow.

Le flow, c’est l’état mental que l’on atteint lorsqu’on est complètement immergé dans ce que l’on fait, dans un état maximal de concentration.

Et comment voulez-vous être concentré et complètement immergé, lorsque vous êtes sortis en permanence de ce que vous faites par des notifications incessantes ?

La seule solution - qui marche pour moi j’entends - est de timeboxer ces interactions:

Relever et traiter les mails que deux fois dans la journée, Consulter les réseaux sociaux et tchats qu’à des instants précis (une fois le matin, une fois l’après-midi), Laisser le téléphone en silencieux lorsque je travaille, et prendre une heure dans l’après-midi pour rappeler les gens qui m’ont laissé un message. Supprimer tout ce qui peut me déranger me permet de me focus sur ce que je fais et d’atteindre mon flow.

Le multitasking permet d’être plus productif

Une autre source de déconcentration est l’envie de faire plusieurs choses à la fois. Ça arrive souvent lorsque l’on mène de multiples projets en parallèle.

Or passer d’une tâche à l’autre risque également de vous faire sortir de votre flow, et d’augmenter grandement votre temps de réalisation desdites tâches. Cela fait donc baisser votre productivité !

Une analogie qui marche plutôt bien, c’est de comparer vos projets à des livres:

Imaginons que vous ayez dix livres à lire. Est-ce plus rapide de les lire les uns après les autres, ou de lire un chapitre d’un livre, puis un chapitre du suivant, et ainsi de suite ?

Si vous optez pour la lecture par chapitre, vous allez vite vous retrouver perdus, avec un temps de réadaptation au sujet et/ou à l’histoire du livre que vous attaquez. Il en est de même pour vos projets !

Nous sommes mono-tâches, même si nous essayons de nous persuader du contraire.

Faire des réunions est productif

Pour moi, les réunions sont rarement productives, ça arrive mais c’est tellement rare. Il faut garder en tête qu’une réunion d’une heure, réunissant 10 personnes, c’est 10h de productivité de perdu pour l’équipe.

Et souvent, on se retrouve dans une réunion avec un ordre du jour ultra chargé, des échanges trop longs et souvent entretenus par des personnes qui ne sont pas directement concernées par le sujet, et au final on se demande ce que l’ont fait là.

Ça vous rappelle votre dernière réunion ? Si oui, voici quelques pistes pour améliorer les suivantes :

  • Un ordre du jour concis (1 à 2 sujets),
  • N’inviter que les personnes concernées par le sujet du jour,
  • Forcer la durée de la réunion à 20 minutes, si possible debout,
  • Conclure la réunion en définissant des actions concrètes et en sachant qui les mènent à bien,
  • Informer les personnes non directement concernées de ce qui a été acté.

On travaille mieux sous pression

Il y a du bon stress, mais surtout du mauvais. Bien sûr, avoir des deadlines, bosser sur un nouveau gros projet, sont des choses souvent génératrices d’un bon stress, et qui nous mettent la pression en nous poussant à produire au mieux. Mais qu’en est-il du stress lié au manque d’infos sur un projet, aux interruptions subies ou celui généré par l’impression de ne plus voir les projets en cours avancer ?

Ce mauvais stress est source d’anxiété, une anxiété qui a malheureusement un impact sur notre productivité, surtout lorsque les deadlines approchent. Et au delà de la productivité, cette anxiété peut avoir un impact négatif sur vous: manque de sommeil, baisse de motivation,… d’autres facteurs qui viennent à leur tour amoindrir une productivité chancelante…

Et malheureusement, la réaction typique est de garder la tête dans le guidon et de se remettre en question sur ses capacités, ce qui n’arrange rien. C’est généralement à ce moment là que l’on se retrouve à enchaîner réunions sur réunions !

Il faut savoir dire stop, relever la tête et prendre du recul. Et ne pas hésiter à communiquer sur ce ressenti avec votre équipe ou avec vous-même: prendre conscience du problème est le premier pas vers la solution !

Visualiser sa productivité

Chercher à visualiser sa productivité permet justement de prendre ce recul, et de contrer cette impression de ne pas avancer sur ses projets. Cela procure même un sentiment d’accomplissement qui booste l’estime de soi !

Je vous ai déjà parlé de la done-list dont je suis un adepte, qui me permet d’un coup d’oeil de savoir ce que j’ai fait de ma journée et si celle-ci a été productive ou non. Si vous êtes plus numérique que papier, jetez un coup d’oeil à Pomotodo, une webapps qui compile todo-list, pomodoro et done-list, avec en plus des stats sur vos pomodoro ;)

En préparant ce sujet de conférence, je me suis heurté à plusieurs manques de motivation et de concentration. Lorsque cela arrive, il y a quelques petites astuces à essayer :

  • Changer de cadre (de travail): J’ai peiné des heures pendant plusieurs jours devant mon ordinateur à essayer de faire le plan de ma conférence. Armé d’un crayon et d’un carnet, cela m’a pris une heure et demi devant un café bien chaud en terrasse d’un café,
  • Simplifier: Lorsque l’on se sent débordé, il ne faut pas hésiter à prendre du recul, à lister tout ce que l’on à en cours, et à prioriser entre ce qui est important pour soi, urgent pour les autres, et vital pour les encours.
  • Mettre en place un système et s’y tenir: prendre deux fois une heure pour traiter ses mails dans la journée, virer les notifications des réseaux sociaux, se mettre à GTD ou ZTD,… le plus dur sera de s’y tenir ;)
  • Prendre soin de soi: On n’a qu’une seule vie. Il est important de prendre du temps pour soi, d’explorer ses passions, de dormir suffisamment, et de se ressourcer.

Pour conclure

Déjà merci d’avoir lu cet article jusqu’au bout, préparer et faire cette conférence à la KiwiParty a été une superbe expérience pour moi, et j’espère que ce résumé écrit vous a plu.